Storkredsbestyrelsesmøde Fyn d. 27/09/18
Tilstede fra bestyrelsen: Kaj, Frands, Ingvard, Michael, Maria, Kåre, Line
Tilstede af tilhørere: Tobias Jørgensen
Referent: Tobias Jørgensen
0. Åbent/Lukket møde og referent
- Det bliver besluttet at mødet er åbent for tilhører.
- Tobias bliver valgt som referent
1. Præsentationsrunde
- Der bliver lavet en runde, hvor hvert medlem præsenterer sig selv, og fortæller hvad de hver især kan bidrage med i Storkredsbestyrelsen.
2. Konstituering
Formand (rollebeskrivelse)
- Den folk ringer til udefra.
- Holder styr på bestyrelsen.
- Har det overordnede overblik.
- Tager hånd om det relationelle.
- Den øverste tovholder.
- Uddelegerer opgaverne.
- Skal huske hvorfor vi er her, og skal hele tiden holde bestyrelsen op på, hvad dets formål er.
- Er der ingen der har en rolle/opgave delegeret, er det forpersonens opgave.
- Følger med i hvad der sker i resten af organisationen.
- Kommunikerer til bestyrelsen om de ting der sker nationalt.
- Skal holde sig fra detaljerne, men have helikopterblikket.
- Styre/støtte i henhold til foreningens formål.
- Skal spille medlemmerne af bestyrelsen gode.
- Have kontakt til lokalforeningerne, de skal kende forpersonen og forpersonen skal kende dem.
- Bestyrer storkredsmailen.
- Lokaler.
Næstformand (rollebeskrivelse, nominering)
-
Skal samarbejde med forpersonen
-
Den som tager over når forpersonen ikke kan.
-
Ligner forpersonens rollebeskrivelse, da denne skal støttes.
-
Sparringspartner for forpersonen.
-
Skal være den som forpersonen umiddelbart kan uddelegere til.
-
Skal støtte forpersonen.
-
Har den røde tråd i forhold til at vide hvad der ligger fremadrettet af opgaver.
-
Der sker valg gennem nominering.
Ingvard bliver nomineret til næstforperson og accepterer sin nominering.
Kasserer (rollebeskrivelse, nominering)
-
Kassemester
-
Har altid styr på hvad der er i kassen
-
Kender de formelle processer for den økonomiske tanke i foreningen
-
Kan forklare de økonomiske dispositioner til medlemmer
-
Har styr på bilag
-
Deltager i økonomiske diskussioner nationalt
-
Kan give råd og vejledning til beslutninger der påvirker økonomien både i storkredsen og til lokalforeningerne
-
Støtter lokalforeningskasserer med råd og vejledning
-
Skaber en fælles ensartet kontering på Fyn.
-
Valg sker via nominering
Michael bliver nomineret til kasserer og accepterer sin nominering.
Mødeleder (rollebeskrivelse, nominering)
-
Ordstyrer på møder
-
Tager imod punkter til dagsordenen
-
Organiserer dagsordenen
-
Sender færdig dagsorden til sekretæren
-
Laver en refleksion over de foregående møder og tager de ting op der stadig mangler at blive drøftet/besluttet.
-
Valg sker via nominering
Frands bliver nomineret til mødeleder og accepterer sin nominering.
Sekretær (rollebeskrivelse, nominering)
-
Fører referater
-
Ansvarlig for Dokumentation for foreningen, opbevaring af referater og lign.
-
Sørger for gennemsigtige beslutninger, så alle i foreningen kan følge med
-
Være foreningens vidensbank ift. hvad der er blevet besluttet tidligere og hvad historikken er på forskellige beslutninger.
-
Valg sker via nominering
Maria bliver nomineret til sekretær og accepterer sin nominering.
Frivilligkoordinator (rollebeskrivelse, nominering)
-
Er koordinator for de frivillige til valgkampen
-
Er bindeled mellem de frivillige og LS
-
En kontaktperson til kampagneholdene
-
Valg sker via nominering
Der sker ingen nominering, rollen udsættes.
Frøken klokke (rollebeskrivelse, nominering)
-
Tidstagning på møder
-
Valg sker via nominering
Line bliver nomineret og accepterer sin nominering.
PR (rollebeskrivelse, nominering)
-
Er ansvarlig for at udsende nyhedsbreve
-
Er ansvarlig for storkredsens Facebook
-
Valg sker via nominering
Line bliver nomineret til PR ansvarlig og accepterer sin nominering.
3. Vedtagelse af forretningsorden (se bilag)
- Første møde jf. forretningsordenen bliver torsdag d. 1 november kl. 19.00-21.00
Kåre laver en doodle og finder en mødedato alle kan, til et møde mellem nu og det første ordinære møde jf. ,forretningsordenen. Til det møde inviteres Stine Helles og Bente Kjær. Samt en åben invitation til kandidatgruppen.
Hvor holder vi møderne?
- Næste møde afholdes hos Kåre i Svendborg.
- Det gøres til et fast punkt på dagsordenen, at det skal besluttes hvor næste møde afholdes. Og eventuelt inviteres lokalafdelingerne med.
- Ved hvert møde er værten mødehygger
Vedtagelse af forretningsorden
1. Der afholdes møde hvert fjerde torsdag i lige uger. Derudover kan der afholdes møder efter behov både fysisk og/eller digitalt.
2. Forpersonen kan indkalde til ekstraordinært bestyrelsesmøde hvis forpersonen skønner at det er nødvendigt.
3. Suppleanter deltager i bestyrelsesmøder med taleret og uden stemmeret, således at der altid er et nyt bestyrelsesmedlem klar i tilfælde af at et medlem skulle udtræde af bestyrelsen.
4. Alle bestyrelsesmøder er åbne. Ved personsager og andre fortrolige sager meldes i forvejen i dagsordenen at der på mødet optræder et lukket punkt. Lukkede punkter tilstræbes at stå sidst på dagsordenen. Ved lukkede punkter må kun bestyrelsesmedlemmer og suppleanter deltage.
5. Mødeleder sørger for indkaldelse og dagsorden, som sekretæren udsender på mail tre dage før mødets afholdelse. Dagsorden og referat skal være tilgængelige for medlemmer.
6. Det tilstræbes at forslag til dagsorden er mødeleder i hænde senest en uge før mødets afholdelse, dog kan et nyt punkt på mødet sættes på dagsordenen, hvis ingen har indvendinger imod det.
7. Det tilstræbes at opnå samtykke om dagsordenspunkter og så vidt muligt undgå afstemninger. I tilfælde af stemmelighed ved afstemninger er forpersonens stemme afgørende. Ved afstemninger bliver stemmeafgivelsen gengivet i referatet.
8. Bestyrelsen kan nedsætte udvalg og arbejdsgrupper med medlemmer inde i og uden for bestyrelsen til at varetage bestyrelsesopgaver, så længe det gøres klart at ansvaret for opgaverne stadig ligger hos bestyrelsen. Der skal udarbejdes et kommissorium for opgaven, som skal godkendes af bestyrelsen.
9. Bestyrelsen kan indkalde aktive medlemmer, kandidater eller arbejdsgrupper der skal referere til bestyrelsen, til bestyrelsesmøder.
10. Bestyrelsesmødet ledes af mødelederen som skal sikre at den udsendte dagsorden bliver overholdt, og at der ved hvert punkts afslutning opsummeres på det opnåede samtykke. Mindretal kan kræve en udtalelse indført i referatet.
11. Sekretæren er referent. Efter hvert punkt læses referatet af punktet op og godkendes. Referatet gøres tilgængeligt af sekretæren for medlemmerne senest dagen efter mødet.
- Forretningsordenen bliver godkendt ved samtykke.
4. Kommunikation
Deling af kontaktinfo
- Hvert bestyrelsesmedlem opdaterer sin AlleOs profil og gør den tilgængelig for medlemmer med mailadresse, telefonnummer og billede.
Hvilke medier benytter vi?
- Mail, Google drev, Opkald, SMS,
- Hvis Kaj skal nås hurtigt er det ved brug af telefon.
Det forventes at man kan få svar på en mail indenfor 3 dage.
5. Operativmøde:
Foto af pas/kørekort og sygesikring til banken
- Michael får et papir med alles info og underskrift og hvert bestyrelsesmedlem sender ham kopi af deres ID som han kan tage med i banken.
Hvordan finder vi retningslinjer for lokalerne? (nøgler, fester og rengøring)
- Det er usikkert hvem der har en nøgle til lokalerne. Der er officielt 9 nøgler. Det er kun sikkert hvor de 6 af nøglerne befinder sig. Line skriver på facebook og spørger, hvem der har nøgler til lokalerne. Kåre er den overordnede tovholder på nøgleprojektet.
- Der sker manglende rengøring efter fester i lokaler. Det foreslås at der nedsættes en arbejdsgruppe der sætter sig sammen med de organer der bruger lokalerne for at finde mulige løsninger på de problematikker der er omkring rengøring.
- Arbejdsgruppen har mandat til at træffe beslutninger der kan løse problemet.
Et forslag fra bestyrelsen er at for at sikre god rengøring indføres der et depositum
Andet forslag er at der er én person der har ansvar for rengøringen hver gang. - Maria er tovholder for arbejdsgruppen.
Kan vi godkende kampagnestrategien? (se bilag)
- Da den tidligere bestyrelse har godkendt kampagnestrategien, vil bestyrelsen betragte det som gældende indtil andet er besluttet.
Vil vi lave et uafhængigt kampagneteam/kampagneleder?
- Bestyrelsen har fået en henvendelse fra en kandidat. Der ønsker et uvildigt kampagneudvalg på Fyn.
- Bestyrelsen tager det til efterretning og vurderer det på næste møde i samarbejde med kandidatgruppen.
Hvornår kan vi holde møde med Stine og Bente?
- Besvares under punktet ved forretningsordenen.
Indstilling til kampagnebudget
- Det vurderes at der ikke er økonomi i storkredsen til at honorere det fremførte budget, hvis valget skulle falde i 2018. Dog er der mulighed for at denne vurdering kan ændre sig, da bestyrelsen først nu er i gang med at forstå økonomien.
- Der skal spørges ind til kampagnegruppen om hvornår og hvordan de ønsker pengene udbetalt. Kåre gør dette.
6. Orientering:
Mødet med de andre storkredse søndag
- Der var fælles Storkredsmøde sidste søndag.
- Mødet handlede om sammensætningen af Hovedbestyrelsen efter næste landsmøde.
- Det blev planlagt at der skulle afholdes flere møder med Storkredsene og Hovedbestyrelsen.
LS Workshop for kandidater og kampagneledere, bestyrelsesmedlemmer og andre aktive
- LS vil afholde workshops på Fyn for de fynske kandidater og bestyrelsesmedlemmer.
- LS kommer med forslag til datoer, Kåre laver en Doodle med datoerne ift. hvornår Fyn kan.
Udvikling af fælles fynsk valgprogram d. 4. november
- Kandidaterne på fyn og deres kampagneteams afholder en fælles dag, hvor de sammensætter et valgprogram for Alternativet Fyn.
7. Evt.
- Kåre foreslår at der findes de personer som har fravalgt nyhedsbrev og at de bliver kontaktet telefonisk/brev om hvad det har af konsekvenser som at de ikke kan få indkaldelser, bilag etc. til medlemsmøder/årsmøder.
- Michael påtager sig opgaven at finde en løsning og udføre den.
- Der skal ske en henvendelse til Hovedbestyrelsen om at der skal findes en fælles kommunikationslinje til medlemmer. Kåre påtager sig opgaven.